ตั้ง Auto-Reply ใน Plesk ให้ตอบเมลช่วงไม่อยู่และปิดตามกำหนด
กำหนดหัวเรื่อง ข้อความ จำนวนครั้งต่อผู้ส่ง และวันปิดอัตโนมัติ พร้อมทดสอบไม่ให้เกิดวงวน
Auto-reply ของ Plesk ใช้แจ้งผู้ส่งว่าคุณไม่อยู่หรือจะตอบภายหลัง เหมาะกับช่วงวันหยุดและกล่องบริการที่ต้องแจ้งเวลาทำการ แต่ข้อความอัตโนมัติไม่ใช่ระบบ ticket และไม่รับประกันว่าจะตอบผู้ส่งทุกฉบับในรูปแบบเดียวกัน ผู้ใช้ควรกำหนดเนื้อหาที่ช่วยให้ติดต่อช่องทางสำรองได้จริงและตั้งวันปิดให้ชัด
เปิดจากบัญชีอีเมล
ไป Mail เลือกที่อยู่อีเมล แล้วเปิดแท็บ Auto-Reply เลือก Switch on auto-reply ตามเอกสาร Plesk ระบุหัวเรื่อง รูปแบบข้อความและเนื้อหา แนะนำข้อความ plain text เพื่อให้ผู้รับทุกโปรแกรมอ่านได้ เช่นวันที่กลับมาทำงานและช่องทางสำหรับเรื่องเร่งด่วน อย่าใส่ข้อมูลภายใน ตารางเดินทางละเอียด หรือข้อมูลส่วนตัวที่ไม่ควรส่งให้คนแปลกหน้าทุกคน
Plesk มีตัวเลือก Forward to, ไฟล์แนบ และจำนวนครั้งสูงสุดที่จะตอบต่อที่อยู่ผู้ส่งหนึ่งรายต่อวัน ค่าเริ่มต้นที่เอกสารยกตัวอย่างคือหนึ่งครั้งต่อวัน เพื่อไม่ให้ผู้ส่งคนเดิมได้รับข้อความซ้ำมากเกินไป หากต้องแนบไฟล์ ให้ตรวจขนาดและข้อมูลในไฟล์ก่อน เพราะไฟล์จะถูกส่งออกไปยังผู้ส่งที่เข้ามาได้ ไม่ควรแนบเอกสารภายในหรือไฟล์ที่เปลี่ยนบ่อย
ตั้งวันสิ้นสุดและทดสอบ
เลือก Switch off auto-reply on แล้วกำหนดวันที่กลับมาทำงาน หากทราบวันสิ้นสุด การปล่อยข้อความ “ลาพักร้อน” ค้างหลายเดือนทำให้ลูกค้าเข้าใจผิด ทดสอบโดยส่งจากอีเมลภายนอกหนึ่งบัญชีและตรวจว่าตอบกลับพร้อมหัวเรื่องและข้อความถูกต้อง แล้วส่งซ้ำเพื่อดูพฤติกรรมตามจำนวนครั้งต่อวัน อย่าทดสอบจากบัญชีที่อยู่ในระบบเดียวกันเพียงอย่างเดียว
หากกล่องนี้มี forwarding อยู่ด้วย ให้ตรวจว่าข้อความอัตโนมัติไม่ได้ทำให้เกิดการตอบวนระหว่างระบบเมลสองแห่ง และผู้รับต่อยังเข้าใจว่าใครจะติดตามงานต่อ หากข้อความไม่ออก ให้ตรวจว่าบริการเมลของโดเมนอยู่ใน Plesk จริงและบัญชีได้รับเมลก่อน
ข้อความตอบกลับควรระบุวันที่และเวลาในรูปแบบที่ผู้รับเข้าใจตรงกัน โดยเฉพาะทีมที่ติดต่อคนต่างประเทศ หากให้เบอร์ฉุกเฉินหรืออีเมลสำรอง ต้องขอให้เจ้าของช่องทางนั้นทราบและพร้อมรับเรื่องจริง
ปิดเมื่อกลับมาทำงาน
หลังวันหยุด ให้กลับแท็บ Auto-Reply และตรวจว่าปิดแล้ว หากไม่มีวันที่ปิดอัตโนมัติ ให้เอาเครื่องหมาย Switch on auto-reply ออกด้วยตนเอง การตั้งค่าที่ดีควรสื่อเวลาตอบจริงและช่วยผู้ส่งหาทางอื่น ไม่ใช่เพียงตอบรับว่าระบบได้รับข้อความ
อ่านเพิ่มเติม: เอกสาร Plesk — Setting Up Auto-Reply