ตั้ง Mail Forwarding ใน Plesk และเลือกว่าจะเก็บสำเนาเมลหรือไม่

Mail forwarding ใน Plesk ส่งข้อความที่เข้าที่อยู่อีเมลหนึ่งต่อไปยังปลายทางอีกแห่ง เหมาะกับกล่องกลางที่ทีมอ่านจากบัญชีหลัก แต่ต้องตัดสินใจว่าจะเก็บสำเนาไว้บน Plesk ด้วยหรือไม่ หากตั้งทั้ง forwarding และ mailbox โดยไม่ตั้งใจ พื้นที่อาจเต็มทั้งที่ทีมอ่านเมลจากปลายทางอื่นอยู่แล้ว

ตั้งค่าจาก mailbox ที่ถูกต้อง

เปิด Mail แล้วเลือกที่อยู่อีเมลต้นทาง ไปแท็บ Forwarding เลือก Switch on mail forwarding และกรอกปลายทางหนึ่งแห่งหรือหลายแห่งตามเอกสาร Plesk กด OK หลังตรวจตัวสะกดครบ อย่าส่งเมลธุรกิจไปที่อยู่ส่วนตัวที่ไม่มีผู้ดูแลหรือละเมิดนโยบายองค์กร หากกรอกหลายปลายทาง ให้ทดสอบทุกบัญชีเพราะข้อความอาจถูกปฏิเสธแตกต่างกัน

หากไม่ต้องการเก็บสำเนาบน Plesk ให้กลับไปหน้าบัญชีเมลต้นทางแล้วเอาเครื่องหมาย Mailbox ออกตามคู่มือทางการ วิธีนี้ใช้เมื่อที่อยู่นั้นทำหน้าที่ส่งต่ออย่างเดียว แต่ถ้าต้องการสำเนาสำรองในกล่องเดิม ให้คง Mailbox ไว้และตรวจพื้นที่เป็นระยะ การปิด Mailbox ไม่ควรทำก่อนยืนยันว่าปลายทางรับข้อความได้จริง

ตรวจผลจากภายนอก

ส่งอีเมลทดสอบจากบัญชีที่ไม่ใช่ต้นทางและไม่ใช่ปลายทาง เพื่อหลีกเลี่ยงผลจากกฎภายในระบบ ตรวจเวลาที่ปลายทางได้รับ ข้อความใน Spam และสำเนาใน Plesk ตามตัวเลือกที่ตั้งไว้ ถ้าต้นทางรับไม่ได้เลย ให้ตรวจ MX ของโดเมนก่อน forwarding หาก Plesk รับได้แต่ปลายทางไม่เห็น ให้ตรวจการสะกด กฎกรองและนโยบายของบริการปลายทาง

อย่าสร้างวงวน เช่น A ส่งไป B แล้ว B ส่งกลับ A เพราะอาจเกิดการส่งซ้ำจำนวนมากและถูกระบบเมลปฏิเสธ หากย้ายจากผู้ให้บริการเมลเก่า ต้องตรวจ DNS, mailbox และ forwarding ทั้งสองฝั่งเพื่อไม่ให้บางข้อความเข้าคนละระบบในช่วงเปลี่ยนผ่าน

ถ้าปลายทางเป็นกล่องเมลของทีม ควรกำหนดผู้รับผิดชอบตรวจกล่องนั้นและวิธีรับช่วงเมื่อคนหลักไม่อยู่ การตั้งส่งต่อเพียงอย่างเดียวไม่ยืนยันว่ามีคนอ่านหรือดำเนินการกับข้อความที่ส่งถึงลูกค้า

ปิดหรือเปลี่ยนเมื่อคนรับเปลี่ยน

เมื่อพนักงานลาออกหรือทีมเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ ให้กลับที่แท็บ Forwarding และลบปลายทางเดิม หรือปิด Switch on mail forwarding ก่อนตรวจการรับเมลอีกครั้ง อย่าลบบัญชีต้นทางโดยไม่ตรวจว่าเว็บไซต์หรือบัตรติดต่อยังใช้ที่อยู่นี้อยู่ การมีบัญชีส่งต่อที่ไม่มีเจ้าของดูแลเสี่ยงทำให้ข้อความลูกค้าหายไปโดยไม่มีใครรู้

อ่านเพิ่มเติม: เอกสาร Plesk — Setting Up Mail Forwarding