ดูว่า Mailbox ใดใช้พื้นที่ดิสก์มากใน Plesk

เมื่อพื้นที่โฮสติ้งใกล้เต็ม หลายทีมมักมองแต่ไฟล์เว็บไซต์ ทั้งที่ mailbox พร้อมไฟล์แนบและโฟลเดอร์ Sent อาจเป็นส่วนใหญ่ของการใช้ดิสก์ Plesk มีข้อมูลพื้นที่ของแต่ละกล่องในหน้า Mail เพื่อช่วยระบุจุดที่โตเร็ว บทความนี้เน้นการตรวจและจัดการในระดับผู้ใช้ ไม่ใช่การล้าง mail queue ของเซิร์ฟเวอร์

เริ่มจากตัวเลขรายกล่อง

เปิด Mail ใน Customer Panel แล้วดูการใช้ดิสก์ของ mailbox ตามหน้าที่ผู้ให้บริการเปิดให้ เอกสาร Plesk แยกการตรวจพื้นที่กล่องเมลออกจากตัวเลขพื้นที่รวมของ subscription เพราะตัวเลขรวมยังรวมเว็บ แอป backup และ log ด้วย ให้จดชื่อกล่อง ขนาดที่ใช้ ขนาดที่ตั้งไว้ และวันที่ตรวจ เพื่อเปรียบเทียบหลังจากจัดการข้อมูล

กล่องที่รับไฟล์แนบจำนวนมากอาจโตอย่างสม่ำเสมอ ส่วนกล่องที่โตกระโดดภายในวันเดียวอาจมีข้อความซ้ำจำนวนมากหรือระบบส่งรายงานผิดพลาด ตรวจทั้ง Inbox, Sent, Trash, Junk และโฟลเดอร์ที่โปรแกรมเมลสร้าง อย่าดูเพียง Inbox แล้วสรุปว่าพื้นที่ใช้ผิดปกติ เมื่อต้องลบข้อความ ให้คัดแยกตามอายุและความสำคัญพร้อมตรวจนโยบายเก็บข้อมูลขององค์กร

ก่อนลบให้รู้ว่าข้อความอยู่ที่ไหน

ถ้าหลายคนเข้ากล่องเดียวผ่าน IMAP การลบจาก webmail อาจซิงก์ไปทุกอุปกรณ์ การย้ายข้อความสำคัญไปเก็บในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวโดยไม่มี backup ก็เสี่ยงข้อมูลหาย ควรสำรองหรือส่งออกข้อมูลตามวิธีของทีมก่อนลบครั้งใหญ่ หากใช้ POP บางข้อความอาจอยู่เฉพาะบนอุปกรณ์ จึงต้องตรวจตำแหน่งเก็บก่อนตัดสินใจ

หากเป้าหมายเพียงลดพื้นที่ชั่วคราว ให้ตรวจไฟล์แนบใหญ่และข้อความที่เป็นสำเนาซ้ำก่อน แต่ไม่ควรลบ log หรือไฟล์เว็บเพื่อแก้ปัญหา mailbox ที่โตเร็ว เพราะจะทำให้การวิเคราะห์ปัญหาอื่นยากขึ้น เมื่อจัดการเสร็จกลับมาดูค่าพื้นที่อีกครั้ง บางระบบอาจปรับตัวเลขหลังการประมวลผล ไม่ใช่ทันทีที่กดลบ

เมื่อพื้นที่รวมยังเต็ม

เปรียบเทียบค่าจาก Mail กับ Account > Resources หาก mail ใช้น้อยแต่พื้นที่รวมมาก ให้ดู backup, ไฟล์อัปโหลดและแอปต่อ หาก mail ใช้มากและมีแนวโน้มโตต่อ ให้ขอคำแนะนำผู้ให้บริการเรื่องเพดานและการเก็บถาวร การเพิ่ม mailbox size โดยไม่เพิ่มทรัพยากรจริงไม่แก้ปัญหาพื้นที่รวม

อ่านเพิ่มเติม: เอกสาร Plesk — Checking Disk Usage by Mailboxes